Переход на электронный документооборот в логистике

Цифровизация активно входит во все сферы жизни, в том числе транспорт и логистику. Электронный документооборот (ЭДО) постепенно вытесняет бумажный. В чём его удобство и когда ожидать полного перехода на электронные документы?

Что такое электронный документооборот

ЭДО позволяет оформлять сделки, совершать юридические операции, направлять документы по сети. При помощи сторонних сертифицированных операторов проходит обмен цифровыми документами между бизнес-партнерами.

Какие возможности даёт электронный документооборот

ЭДО существенно облегчает и ускоряет процесс обмена документами, а также открывает новые возможности для всех сторон:

• Обмен электронными документами происходит мгновенно. Не нужно ждать, пока письмо дойдет до адресата почтой или курьером.
• Защищенность электронных документов выше, чем бумажных. Отправленный файл точно попадет адресату в неизменном виде.
• Любой документ может быть согласован и отредактирован в кратчайшие сроки.
• Один документ доступен одновременно нескольким сотрудникам на любой стороне сделки.
• Документы хранятся в сети неограниченное время. В любой момент можно обратиться к интересующему документу, не теряя времени на поиски в архиве.

Пересылка электронных документов защищена электронной цифровой подписью. Поэтому можно не беспокоиться о безопасности файлов: взломать ЭЦП практически невозможно. Такие действия уголовно наказуемы.

Преимущества ЭДО по сравнению с бумажным документооборотом

Переход на электронный документооборот в логистике оказался выгодным для всех сторон. Передача бумажных документов проигрывает по многим параметрам:

• Временные затраты: обращение с электронными документами происходит в несколько раз быстрее. Благодаря этому меньше требуется времени и на согласование решений на всех уровнях — логистические процессы ускорились.
• Снижение затрат: с введением ЭДО пропала необходимость оплаты почтовых и курьерских отправок, иметь архивные помещения; затраты на офисную технику также значительно снижаются.
• Безопасность: снижается риск, связанный с утерей или некорректной передачей документов.

Для чего ЭДО нужен в логистике?

Логистика — одна из сфер, где введение электронного документооборота существенно снизило затраты как заказчиков, так и исполнителей. Стороны оперативно передают друг другу: УПД, счета, акты о выполнении, накладные и доверенности.

ЭДО позволил оптимизировать работу логистов сразу по нескольким направлениям:

• Экономия на бумаге, печати и обслуживании для некоторых компаний оказалась существенной. Особенно для экспедиторов с большим количеством партнеров и большим документооборотом.
• В логистике, где все участники могут находиться в разных населенных пунктах, особенно важным стала оперативность согласований и обмена документами. Оформление доставки и ее завершение закрывающими документами значительно ускорились.
• С электронными документами проще контролировать фактических исполнителей: собственный штат компании-логиста или наемных работников (операторов, водителей, грузчиков и т.д.). Весь пакет документов доступен всем участникам, ошибки и несвоевременное исполнение сводятся к минимуму из-за возможности быстрой проверки.

Как проходит внедрение ЭДО в логистику?

Задумываться о внедрении ЭДО в транспортные системы начали ещё до 2010 года. Был расчёт на экономию средств и максимальную автоматизацию всех процессов. Разумеется, без трудностей здесь не обошлось. На то было несколько причин:

1. 1 Консерватизм и слишком большой масштаб изменений. Система с бумажными документами работала достаточно успешно, и менять её сразу во всех организациях было бы тяжело.
2. 2 Сложности с технической стороны. Обмен документами по сети предполагает оформление электронной подписи и внедрение соответствующего программного обеспечения. А для этого необходимо качественное техническое оснащение офисов компаний.
3. 3 Проблемы с нормативами. Еще не все действия, связанные с передачей электронных документов, урегулированы соответствующими законами. Поэтому часто приходится совмещать электронные и бумажные документы.

В 2020 году процесс перехода пошел быстрее из-за пандемии, которая усложнила возможность физического обмена бумажными документами. Сейчас есть несколько крупных операторов, которые предлагают свои услуги по введению электронного документооборота в логистические и транспортные компании. Все больше и больше сторон внедряют такие системы в свой бизнес.

Также достаточно успешно прошёл эксперимент по введению в оборот электронных накладных. Ожидается, что в ближайшие годы правовые вопросы будут урегулированы и переход на электронный документооборот в логистике, наконец, завершится окончательно.